突然ですが、私は仕事で電話応対することが1番嫌いです！
「自分1人しか事務所にいない時に電話がなりませんように」
これは、毎日私が心から願っていること。仕事を辞めたいと思うほど、電話が苦手なあなたなら、この気持ち共感していただけますよね？
こんな私ですが、一応それなりの電話対応をできるようになりました。この記事では、『私が電話恐怖症になった理由』踏まえ『電話恐怖症を克服するための3つの方法』をお伝えします。
その他、どうしても克服が難しい場合の選択肢についてもご紹介！
この記事が、少しでもあなたの電話恐怖症を克服するお手伝いができれば幸いです。
私が電話恐怖症になった理由
あなたは『固定電話恐怖症』という言葉を聞いことがありますか？これは、会社の電話が鳴ると緊張して業務に支障をきたす症状のことです。
先日、情報番組でも特集され、ネットで大きな話題になりました。実は、私も電話がなるたびに、心臓がドキドキして、「お願い！誰か先に電話とって！」と思うほど。
私が「電話が怖い」と思ってしまうのは、3つの理由があります。ここでは、その理由について詳しくご紹介します。
うまく電話対応を乗り切れるか不安
仕事の電話が怖いと思う1つ目の理由は『うまく電話応対を乗り切れるか不安』です。まず、電話には『誰からかかってくるかわからない恐怖』がありますよね。それが次のような不安を産みます。
「自分が対応できない内容を聞かれたらどうしよう」
「相手の言う事が聞き取れなかったらどうしよう」
「うまく対応できなくて相手を怒らせてしまったらどうしよう」
私は、電話を出なければならない状況になった時に、このような『失敗を恐れる気持ち』から緊張してしまいます。
クレームかもしれないと思うと不安
2つ目は、『クレームかもしれないと不安になる』ことです。前の仕事で、直接お客様からの電話がかかってくる部署にいたことがあります。
お客様からの電話の中にはクレームもありました。一度、電話を取った途端に、すごい勢いで捲し立てられたことがあります。一方的に怒られて、「お前じゃ話にならない」と最終的に自分では対応できませんでした。
この出来事があってから、電話が鳴ると、「クレームだったら怖いな」と思ってしまい、電話を取ることを躊躇してしまいます。
電話の応対を周りの人に聞かれるのが嫌
3つ目は、『電話対応をしている時に、周りの人に聞かれることが嫌』ということです。
私は、人一倍『人の目を気にする性格』だと自認しています。あなたもそのような一面は、ありませんか？『人の目を気にする性格』は電話恐怖症になりやすい人の特徴の1つです。
電話対応している間
「みんな私の電話を聞いている気がする」
「ちゃんと敬語が使えているかな」
「変な対応をしていると思われないかな」
と周りからの目を気にしてしまいます。
そんな時に呂律が回らなかったりすると、恥ずかしさから頭が真っ白に。こうなってしまうと、『自分でも何を喋っているかわからない』状態になってしまいます。
電話恐怖症で仕事を辞めたい時の克服法
「電話に出たくない」といくら願っていても電話に出ざるを得ない状況ってありますよね。
この記事を読んでいるあなたも「電話には出たくない」と思っているけど、「電話恐怖症を克服できるならしたい」とも感じていることと思います。
ここからは、仕事の電話が大嫌いな私が、少しでも克服するためにやっている3つの方法をご紹介します。明日からぜひ試してみてください。
第一声のフレーズを練習する
電話に出たときの第一声は「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、△△でございます」など決まったフレーズがありますよね。
私はこのフレーズを感じがよく言えるよう猛練習をしました。なぜなら、人と対面で会う時と同じで第一印象が良ければ、好感を持ってもらえるからです。この第一声は、電話における第一印象！
感じの良い印象を持たれるためのポイントは
- 少し高めの耳障りの良い声
- ハキハキとした言葉づかい
この2点です。電話では、普段よりも声がこもって聞こえるので、気持ち高めのにハキハキと第一声のフレーズが言えるように練習しましょう。
電話を取り次ぐことだけに集中する
電話応対で大切なのは、確実に電話を取り次ぐこと。その時に大事な内容というのはこの3つだけです。
- 誰からの電話か
- 社内の誰宛の電話か
- どのような用件か
電話応対が苦手なうちは、とにかくこの3つを確実に把握し、電話を取り次ぐとこだけに集中しましょう。うまく色んなことを話さなければいけないと思うから失敗が怖くなるのです。
「対応は他の人に任せて、私は取り次ぐだけ！」と開き直ってみてはいかがでしょうか。
自分だけの対応マニュアルを作る
私もそうですが、電話を受けようとすると緊張してしまい、頭が真っ白になりませんか？そのため、「何を喋っていいかよくわからない」と感じることがあります。そういう時は、『自分だけの電話対応マニュアル』を作るのがおすすめです。
会社でマニュアルを渡される場合もありますが、自分が言いにくいところを言いやすいフレーズに言い換えたり、よく使うフレーズをセリフとして書いておくなど自分専用のマニュアルを作ってみてください。
そのマニュアルを順に読むだけで、電話の取り次ができるようなものがベスト！頭が真っ白になっても、電話応対ができることはもちろん、「セリフを読み上げるだけでいい」と思うだけでも心の余裕ができます。
電話恐怖症で仕事を辞めたい時の選択肢
電話恐怖症の克服法をいろいろ試してみても、「電話が鳴ると心臓がバクバクしてしまう」と克服が難しい方もいると思います。
どうしても電話が怖く、業務に支障が出てしまう時は、『電話対応の役割を外してもらう』『部署異動を希望する』『電話応対のない職種へ転職する』という選択肢があります。ここからはそれぞれについて詳しく説明していきましょう。
電話対応の役割を外してもらう
まず1つ目は、電話対応の役割を外してもらえないか、上司に相談することです。社外からの電話対応が多い部署では、電話の応対は会社の顔。
電話応対が苦手な人に任せることは会社にとってもデメリットになります。相談してみると、意外とあっさり解決！ということもあるかもしれません。この場合に、注意しておいた方が良いことをいくつかあげておきます。
■上司だけでなく、周りの同僚にも電話応対しないことを説明すること
「どうして電話に出ないの？」と周りの不満を買うことになれば、人間関係の問題が出てしまいます。
■自分以外に電話に出る人がいないタイミングの場合は、電話を取ることを受け入れること
やむを得ず、電話応対しなければいけない時が、あるかもしれません。それでもかなり電話応対の機会が減るだけで気持ちが楽になります。
部署異動を希望する
「電話に出るのが怖いから」と理由で退職を申し出るのは、言いにくい面もあるでしょう。そのような場合、電話応対が少ない開発や製造などの部署へ異動を希望することも1つの手です。
社外からの電話がほとんどなく、あっても社内の内線という部署もあります。会社側から見ても、『退職されるよりは、異動の方がいいかな』と希望を受け入れてくれる可能性もあります。この場合の注意点は以下の通りです。
■事務系の仕事では、電話応対が全くないということは少ない
事務職をしたいなら、電話対応は避けて通れないと思った方が良いでしょう。
まれに、電話担当スタッフを置いている会社もあります。
■部署異動することで、新しい仕事を覚えなければいけない
今までの業務と大きく変わる可能性もあり、慣れるまでは大変かもしれません。
電話応対のない職種へ転職
『電話応対の役目を外してもらうこと』も『部署異動』も難しいなら、電話応答のない職種へ転職を検討するしかありません。例えば、どのような職種があるかみていきましょう。
工場などの製造
コツコツ同じ作業をすることが得意な方にオススメ。
データ入力
タイピングやエクセルなどPCスキルを持っている方にオススメ。
このような職種が代表的です。最近では、「電話対応なし」のカテゴリでソートできる求人検索サービスもあります。そういったサービスを上手に活用しながら探してみてくださいね！
まとめ
当記事では電話対応が怖い！どうにかしたい！方に向けて対処法をお伝えしました。明日から実践できる対処法をまとめると
- 第一声を練習する
- 取り次ぐことだけに集中する
- 自分だけの対応マニュアルを作る
この3点です。電話応対は慣れることで解決できる可能性もあります。私も緊張しながらも、それなりの対応はなんとかできるようになっています。まあ、できれば電話には出たくありませんが・・・。100点満点の電話応対は目指す必要はありません。「どうしても無理な時は転職すればいいや」くらいの気持ちで、まずは克服法を試してみてください。
